«Hoy estamos a la vanguardia de los colegios farmacéuticos de España»

 

La reforma integral del edificio que alberga el Colegio de Farmacéuticos de Alicante era un anhelo ansiado desde hacía tiempo por parte de su presidenta, Fe María Ballestero, un objetivo que ha podido culminar en el inicio de su segunda legislatura en el cargo

25.11.2018 | 04:15

Fe María Ballestero durante la entrevista

El nuevo, espléndido y tecnificado edificio, inaugurado recientemente, convierten el COFA «en un colegio del siglo XXI». Este proceso de modernización, que sitúa al COFA a la vanguardia de los colegios farmacéuticos de España, ha implicado aspectos, tanto de forma como de fondo, que Fe María Ballestero desgrana en esta entrevista.

- ¿Cómo se gesta la idea de llevar a cabo la reforma del edificio del COFA?
Llevo en el colegio desde 2004, realizando diferentes funciones. Ya en esa época me di cuenta del entorno inapropiado en el que se desarrollaba la labor colegial: un edificio antiguo, con muchos defectos de habitabilidad, falto de seguridad en todos los sentidos, pero sobre todo para las personas que en él trabajábamos.

En 2014 accedí a la presidencia del colegio, pero en esa legislatura era imposible plantearse el proyecto de reforma, ya que había otros temas más urgentes como, entre otros, ponerse al corriente en nuestras obligaciones económicas y solventar las deudas. Y lo logramos.

Antes de ser reelegida en enero de 2018, junto con el gerente, Pablo Millá, empezamos a pedir proyectos, de tal manera que a la altura del 10 de enero de este año teníamos uno prácticamente definitivo, a excepción del tema del traslado del mural de Gastón Castelló de la primera planta a la planta baja, pues queríamos que formara parte del hall. Las obras se iniciaron a mediados de junio.

- ¿Cuáles han sido las principales dificultades?
Nos planteamos que la obra no se realizara por partes, sino que se hiciera todo a la vez y, además, que pudiéramos seguir trabajando en el edificio durante la ejecución de las mismas. Para no interrumpir la actividad colegial tuvimos que desmontar el mobiliario, habilitar un archivo provisional, trasladar a todos los trabajadores a la última planta, habilitar otros accesos distintos al habitual, etc.

No ha sido fácil porque durante varios meses hemos tenido que compatibilizar nuestra labor con la de un ingente número de profesionales que estaban llevando a cabo las obras.

- ¿Esta reforma significa también que se ha modernizado el trabajo del Colegio?
Bueno, desde 2016 el COFA ya se estaba adaptando a las nuevas tecnologías. Se empezó el proceso de digitalización del archivo histórico y de los nuevos documentos que iban entrando; empezamos a utilizar Navision, un software utilizado por muchas empresas, que nos permite planificar y controlar todos los procesos que manejamos en el colegio; introducimos telefonía de última generación, etc.

Es decir, la innovación ya la habíamos incorporado, pero estaba en un entorno físico anticuado, que no le correspondía. Faltaba ese elemento.

Así pues, la reforma no sólo ha conllevado la renovación física y estética, sobre todo del interior del edificio, sino que también ha permitido terminar de implantar toda la tecnología domótica de la que antes carecíamos.

En este sentido, me gustaría resaltar todo lo relacionado con la seguridad, tanto del edificio en si como de las personas que en él trabajan. A diferencia de antes, ahora hay un control de accesos de personas para que en todo momento se sepa quién está en el edificio, disponiéndose de varios tipos de tarjetas (visitantes, colegiados, empleados y junta de gobierno), y que se va a extender también al acceso al parking. Esto, junto con los sistemas de alarma contraincendios, era algo que el colegio necesitaba.

- Me imagino que este nuevo entorno facilita y mejora aún más la labor que se realiza en el Colegio.
Por supuesto. Respecto a la etapa anterior, esta rehabilitación integral ha significado también la optimización del espacio. Se ha ubicado a todo el personal en la planta baja, ya no están separados sino juntos y en un entorno físico muy agradable, luminoso, con elementos decorativos alegres. De una serie de departamentos estancos se ha pasado a uno solo. El cambio ha sido enorme.

- Además de la digitalización de procesos está el tema de la ventanilla única colegial.
Efectivamente. Es algo a lo que estábamos obligado por ley. La ventanilla única significa que se puede realizar todos los procesos a través de la web: solicitud de colegiación, de certificados de cualquier tipo, etre otros.

Lo único que se tiene que hacer de forma presencial es la compulsación del título. Pero afecta a todos los procesos administrativos. Se ha pasado de algo muy burocrático a un formato mucho más cómodo para todos.

También hemos adoptado la firma electrónica que agiliza todo el trámite administrativo. En estos momentos, la nueva web del COFA está en periodo de pruebas y estará lista en los próximos días.

- ¿Se ha avanzado también en el ámbito de la protección de datos?
En este aspecto cumplimos los máximos estándares que se puedan exigir por ley. Disponemos de un departamento de Calidad encargado de ello y, además, trabajamos con asesores externos. Estamos perfectamente adaptados a la nueva normativa que cambió hace poco tiempo.

Por otra parte, la reforma llevada a cabo ha implicado modificar aspectos dirigidos a respetar la privacidad de datos en el colegio. Hay dos salas en la planta baja para que los responsables de cada departamento puedan atender las consultas de los colegiados en un entorno acústicamente aislado y, por tanto con privacidad total, dado que manejamos datos muy sensibles.

- Tras esta reforma, ¿cómo se posiciona el COFA respecto a otros colegios de España?
Puedo decir que, hoy por hoy, el COFA es el colegio farmacéutico más moderno de España. Estamos a la vanguardia. Hemos sido pioneros en la modernización de los colegios farmacéuticos a nivel nacional.

El COFA es un colegio plenamente instaurado en el siglo XXI, en el que el cambio de la atención al colegiado ha experimentado una revolución, ganando en eficacia y eficiencia en toda la labor. Todo lo que realizamos a nivel de cursos de formación, conferencias, etcétera, los colegiados pueden acceder de forma online, si no pueden estar presentes.

Me siento muy orgullosa de las obras realizadas y del cambio que ha hecho posible en todos los sentidos. Creo que ha sido una decisión muy valiente, tenía sus riesgos, pero he estado siempre apoyada por la junta de gobierno y por la asamblea general de colegiados que aprobaron la decisión por unanimidad.

Hemos trabajado muy duro y lo seguiremos haciendo. Pertenecer a una junta de gobierno es un trabajo no remunerado, muy exigente con tu tiempo y dedicación. Pero lo haces porque degusta tu profesión y la quieres defender, mejorar y perfeccionarla

La obra me ha quitado el sueño porque era muy importante para nosotros, nos hemos jugado mucho ya que el edificio estaba muy viejo y era un riesgo enorme. Ha sido todo un reto. Siempre me digo con cierta sorna que a Agatángelo Soler se le recordará porque construyó el Colegio y a mí porque lo tiré.

Junta Directiva del Colegio Oficial de Farmacéuticos de Alicante

Componentes de la Junta Directiva del Colegio de Farmacéuticos de Alicante, en una imagen tomada en las nuevas instalaciones del COFA / Foto cedida por Félix Pascual Guiu

La Junta Directiva del Colegio Oficial de Farmacéuticos de Alicante es el órgano de gobierno de la institución. A través de sus miembros, los más de 2.400 colegiados y las casi 800 farmacias de la provincia, tienen su representación asegurada.

Esta nueva Junta, vigente desde principios de año, ha apostado enérgicamente por hacer posible la modernización de las estructuras, sistemas, procesos e instalaciones del Colegio.

El afán unificador del COFA para con sus colegiados permanece invariable pero esta optimización de la institución, tanto en la forma como en el fondo, demuestra la valentía y claridad de ideas y líneas de actuación que este órgano de gobierno tiene.

Este nuevo Colegio reúne lo mejor de dos mundos: la tradición y experiencia de una institución con solera y renombre entre los Colegios profesionales estatales, y el I+D más innovador en cuanto a la gestión del ente con unas características muy definidas:

Adaptación y modernización de las instalaciones.

Eficiencia en la gestión de espacios dentro del colegio.

Apuesta fuerte por la adaptación a las nuevas tecnologías, con la digitalización de procesos y la ventanilla única colegial.

Cumplimiento al más alto nivel de la legislación relativa a la confidencialidad, seguridad y protección de datos, así como a la seguridad en los procesos y el control de la prevención de riesgos.

Este salto hacia el siglo XXI confirma al Colegio Oficial de Farmacéuticos como un referente dentro del sector y le proporciona unas posibilidades inmensas de crecimiento.

Foto cedida por Félix Pascual Guiu

Principales funciones del colegio

Ordenación de la profesión farmacéutica dentro de la legislación vigente y en beneficio de la salud de la sociedad alicantina.
Promover la calidad de la prestación profesional de sus colegiados. A través de su formación continuada en áreas como:

Atención farmacéutica
Análisis clínicos
Análisis de alimentos y aguas
Elaboración de fórmulas magistrales
Actualización en farmacología y farmacoterapia

Facilitar al máximo a sus colegiados los inevitables trámites administrativos que conlleva su ejercicio profesional. Tramitación de solicitudes de todo tipo relacionadas con el ejercicio profesional y la gestión de la oficina de farmacia.

Para realizar estas funciones, el COFA ha apostado por contar con departamentos bien dotados técnica y humanamente:

Dirección de Gestión
Sección Administrativa
Gabinete de Prensa y Comunicación
Asesoría Jurídica

Departamento de Facturación: gestión de recetas médicas para las entidades oficiales y mutuas

Departamentos Técnicos:
Centro de Información de Medicamentos
Farmacia Galénica
Laboratorio de Análisis Químico Aplicado
Centro de Información de Facturación y Dispensación
Departamento de Calidad

Junta Permanente del Colegio de Farmacéuticos de Alicante

De izquierda a derecha, Jesús Juana (vicetesorero); María Dolores Botella (vicepresidenta); Andrés García (tesorero); Fe María Ballestero (presidenta); Antonio Soriano (secretario); y Bernardo Salas (vicesecretario). / Álex Domínguez

Una gestión puesta al día

Antonio Soriano Balcazar, secretario; y Bernardo Salas Devesa, vicesecretario

Desde Secretaría del COFA facilitamos, entre otros, una serie de trámites básicos: Atención al público, colegiación, inscripción en el Libro de Licenciados y de baja colegial, nos encargamos de la emisión de certificados, registro de títulos, carnets colegiales y del reconocimiento de firmas.

También tenemos la gestión de la base de datos de colegiados y farmacias.

Como el Colegio tiene delegadas las competencias en materia de horarios, guardias y vacaciones, tramitamos las solicitudes de los horarios de las farmacias, organizamos y coordinamos el servicio de urgencias de las oficinas de farmacia y distribuimos los calendarios de urgencias a las instituciones públicas, a las empresas privadas y a las mismas farmacias. También gestionamos los cierres por vacaciones de las mismas.

Todas estas tramitaciones se han visto facilitadas y mejoradas por los nuevos sistemas de gestión documental, registro y firma digital que hemos adoptado en el COFA aprovechando la reforma integral realizada recientemente.

En un futuro muy próximo vamos a implementar en nuestra web el servicio de solicitud de horarios y vacaciones para que el colegiado los pueda realizar sin tener que desplazarse y, a su vez enlazados con nuestros sistemas de gestión.

Asimismo, la secretaría colegial es un Punto de Registro de Usuario (PRU), acreditado por la Autoridad de Certificación de la Comunidad Valenciana (ACCV). Se encuentra así capacitada para la emisión, renovación y revocación oficial de la Certificación Digital-Firma Electrónica, en distintos soportes, siendo punto de registro exclusivo para colegiados.

Importante nodo de comunicación

Andrés García, tesorero; y Jesús Juana, vicetesorero

Aunque es la parte menos visual de la reforma, en el COFA se encuentra el nodo central de la receta electrónica con la Conselleria de Sanidad y que da acceso securizado a todas las farmacias de la provincia.

Se trata de un flujo de 10 millones de comunicaciones mensuales que solicitan los ciudadanos y que acaban en 3.700.000 recetas dispensadas y retiradas por los pacientes en la provincia, adaptando tecnológicamente los convenios firmados con las distintas entidades.

En estos servidores se procesan los datos para la elaboración de la factura de los medicamentos retirados por los alicantinos, realizando también la intermediación del cobro y distribución, suponiendo 40 millones de interacciones contables y de gestión en tiempo real. Esto es posible gracias a la base tecnológica del programa Navisión, que permite realizar estos procesos a farmacias en tiempo récord y auditados externamente para mayor seguridad y tranquilidad de los pacientes y de las farmacias.

Este mismo nodo de comunicación también recopila información de desabastecimientos en las farmacias para comunicarlo al Consejo General de Farmacéuticos, con el fin de predecir y solventar problemas.

La reforma del Colegio ha integrado los departamentos en un espacio único, permitiendo la colaboración ágil entre ellos y extendiendo el CRM de Gestión de las relaciones con clientes a todos ellos.

Esto nos permite ver en tiempo real el estado de resolucion de las 700 consultas telefónicas diarias de las farmacias en pantallas, donde de forma gráfica con escalas de colores se visualizan los picos de trabajo y se optimizan los recursos.

También se emiten unos 1.000 mails diarios informando de todos los nuevos aspectos farmacólógicos y legales de los medicamentos: retiradas del mercado, guías y protocolos de dispensación, etc.

La adaptación de documentos a formato electrónico con firmas digitales ha agilizado los procesos administrativos del COFA y se ha disminuido el uso de papel en un 80%.

 

 

Fuente: diarioinformacion.es

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